Job Deskripsi

Sebenernya apa sih itu job deskripsi nama makanan apa nama hewan? mungkin bagi para mahasiswa Office Management yg baru masuk mungkin sedikit pusing dengan Job Desskripsi karena jujur pertama kali masuk Lp3i masih sedikit pusing sama yg nama nya beginian apa lagi di awal2 langsung dikasih tugas bikin beginian (sudah saya ceritakan di artikel sebelumnya Job spes+job des= rumah iphenk) dan cukup membuat tangan anda keriting.
Job Deskripsi atau lebih ngetrend di bilang Job Des adalah Seb
uah kumpulan informasi jabatan dan disusun secara sistematis yang diperoleh melalui Job Analysis, yang dapat mengidentifikasi dan menguraikan suatu jabatan atau posisi tertentu.dan manfaat Job Des sendiri adalah :

1. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan utamanya.
2. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi : Performance Management, Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career Development & Training.

Trus gimana sih cara bikin Job Des?sebenernya cukup mudah karena kita hanya menulis elemen-elemen Job Des dan menyesuaikanya dengan Pekerjaan yg di butuhkan. Ini nih Elemen2 Job Des

ELEMEN-ELEMEN JOB DESCRIPTION

• Job Information
• Primary Job Role
• Dimentions
• Key Accountabilities
• Performance Measurement
• Relationship
• Reporting Relationship
• Knowledge & Skills
• Decision Making

ELEMENT 1: POSITION INFORMATION

Element 1 berisi :

• Judul Jabatan
• Identitas Jabata

NAMA JABATAN	Manager Keagenan
DIVISI/DEPARTEMEN	Komisariat  Wilayah

ELEMENT 2: PRIMARY JOB ROLE

Menjelaskan mengapa posisi ini diadakan dan bagaimana posisi ini berhubungan dengan posisi lainnya
Rumus penulisan:

• Uraian harus ringkas ( 1- 4 kalimat )
• Mulai dengan kata kerja aktif.
• Gunakan bahasa dan istilah yang sederhana dan mudah dipahami orang lain.

NAMA JABATAN	MANAGER AKUNTING
PRIMARY JOB ROLE	Bertanggungjawab atas penyusunan laporan Keuangan dan Rekonsiliasi. Memimpin para Accountant dan mengidentifikasi kebutuhan pelatihan dan pekembangannya.

ELEMENT 3 : DIMENSI

• Dimensi-dimensi jabatan menjelaskan tentang Ukuran dan Skala Bisnis yang berada dibawah pengawasannya.
• Indikator :
  • Pengaruh Cakupan Geografis.
  • Target Keuangan.
  • Jajaran Produk yang dikelola.
  • Segmen Pelanggan yang dikelola.
  • Bawahan yang dikelola.

NAMA JABATAN	DIREKTUR TEKNOLOGI INFORMASI
DIMENSI JABATAN	Capital Budget : 5 milyar rupiah. Operating Budget : 150 juta rupiah. Jumlah bawahan :  12 orang ( langsung ) dan  24  orang ( tidak langsung ). Cakupan Geografis : Asia Tenggara.

ELEMENT 4 : KEY ACCOUNTABILITIES

• Element ini diperlukan untuk mencapai Primary Job Role.
• Identifikasikan 6 –8 tanggungjawab utama yang mempunyai kontribusi terhadap kepentingan organisasi.
• Kontribusi organisasi

meliputi :

• Keuangan
• Pelanggan
• Internal Bisnis Process
• Pengembangan Organisasi & Proses Pembelajaran.

Beberapa Tip Penulisan :

• Tulis ringkasan hasil kerja : Harian, Periodik, Insidental.
• Hasil kerja dari fungsi pengawasannya.
• Mulailah setiap kalimat dengan kata kerja aktif saat ini.
• Hindari penggunakan jargon-jargon asing/tidak lazim.
• Hindari duplikasi kata/frase/kalimat.
• Analisalah aspek tanggungjawab; Keuangan, Pelanggan, Proses Bisnis, Organiasasi Pembelajaran.
• Identifikasi Internal Customer juga.
• Bagi Jabatan yang sifatnya SUPPORT, perhatikan responsiveness,efisiensi, layanan terhadap Internal Customer.

Pertanyaan khusus :

• Apa tugas-tugas yang paling utama yang dilakukan oleh jabatan ini.
• Apa hasil yang akan dicapai jika jabatan ini berhasil melaksanakan tugasnya.
• Kalau hasilnya sulit dirumuskan, maka perlu ditanyakan :
• Apa tanggungjawab utama Anda dalam mengamalkan profesionalitas atau keahlian khusus Anda.
• Peran apa yang Anda mainkan yang dapat membuat organisasi mendapatkan kontribusi dari Anda.

NAMA JABATAN	ACCOUNTING MANAGER
KEY ACCOUNTABILITIES :	Mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi serta pembuatan laporan Keuangan. Merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan persiapan laporan Keuangan tepat waktu dan akurat bagi perusahaan dan sesuai peraturaan perundang-undangan. Menjalankan dan menjaga system akuntansi untuk menjamin standarnisasi prosedur akuntansi

ELEMENT 5: PERFORMANCE MEASUREMENT

• Element ini berisi hasil kuantitatif dari Tanggungjawab Utama.
• Syarat penulisannya :
• Adanya skala pengukuran yang jelas.
• Menggunakan kata benda sub

NAMA JABATAN	Manajer SDM
PERFORMANCE MEASUREMENT	Tingkat turnover karyawan Jumlah keluhan karyawan Personnel Budget

ELEMENT 6 : REPORTING RELATIONSHIP

• Element ini mencakup bagan yang menunjukkan struktur departemen dan hubungan internalnya.

ELEMENT 7: KNOWLEDGE & SKILL

• Merupakan ringkasan kualifikasi minimum berkaitan dengan latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja profesional yang diperlukan jabatan ini.
• Termasuk juga ketrampilan teknis.
• Bukan menggambarkan kualifikasi dan pengalaman kerja pemegang jabatan sat ini.
• Perhatikan !!!
• Sebutkan tingkat pendidikan dan jurusannya, pelatihan, pengalaman yang diperlukan oleh jabatan ini.
• Jika kualifikasi pemegang jabatan saat ini melebihi syarat jabatannya, yang ditulis hanya dari syarat jabatanya saja.

NAMA JABATAN	MANAJER  KEAGENAN
KNOWLEDGE & SKILL	Memiliki Latar Belakang Pendidikan S-1 Semua Jurusan. Memiliki pengalaman kerja di bidang Pemasaran Distribusi pada Level Supervisor minimal 3 tahun. Memiliki ketrampilan bidang Komputer Program Ms.Office dan Sembari.

ELEMENT 8 : RELATIONSHIP

• Element ini menunjukkan hubungan internal dan eksternal yang perlu pemegang jabatan kelola.
• Hubungan kesehari-harian yang dilakukan dengan berbagai fihak
• Disamping alasan dan tujuan mengadakan hubungan tersebut.

NAMA JABATAN	MANAGER  KEAGENAN
RELATIONSHIP	INTERNAL : Manager Keuangan – permintaan Kas Kecil. Manager SDM & Adum – permintaan karyawan baru. EKSTERNAL : Telkomsel Regional – koordinasi operasional geraiHalo. Mitra Bisnis – menjalin kerjasama keagenan.

ELEMENT 9 : DECISION MAKING

• Decision Making adalah kewenangan untuk menentukan suatu keputusan tanpa bantuan atasan.
• Ada 3 bidang Keputusan :
• Keputusan Strategis.
• Keputusan Operasional.
• Keputusan SDM

NAMA JABATAN	MANAGER KEAGENAN
DECISION MAKING	Menentukan harga jual barang kepada pelanggan End User. Mengeluarkan biaya entertainment kepada relasi bisnis maksimal Rp. 1.000, 000, 00